Aviso de Privacidade

I. APRESENTAÇÃO

No COC São João, a privacidade e a proteção de dados pessoais integram nosso compromisso com alunos, famílias, colaboradores, profissionais, parceiros e toda a comunidade escolar.

Este Aviso de Privacidade tem por finalidade explicar como os dados pessoais são tratados no contexto da prestação dos serviços educacionais e das demais atividades administrativas, pedagógicas, operacionais e institucionais da Escola, em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 — Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e demais normas aplicáveis.

Este documento aplica-se, conforme o contexto, a:

• alunos e potenciais alunos, incluindo crianças e adolescentes;
• pais, responsáveis legais e responsáveis financeiros;
• familiares;
• colaboradores e seus dependentes;
• candidatos a vagas;
• professores e demais profissionais vinculados à Escola;
• prestadores de serviços;
• fornecedores e seus representantes;
• parceiros;
• visitantes;
• usuários de sistemas e ambientes digitais;
• demais titulares cujos dados pessoais sejam tratados pelo COC São João.

Informações complementares poderão ser disponibilizadas em políticas, termos, comunicados e outros documentos institucionais específicos.

II. QUAIS DADOS PESSOAIS PODEMOS TRATAR

Os dados tratados dependerão da relação do titular com o COC São João e da finalidade de cada atividade.

Poderão ser tratados, entre outros:

• dados de identificação, como nome, CPF, RG, data e local de nascimento;
• dados cadastrais e de contato, como endereço, telefone e e-mail;
• dados de pais, responsáveis legais, responsáveis financeiros e familiares;
• informações relacionadas à matrícula e vida acadêmica;
• frequência, avaliações, notas, trabalhos, histórico escolar e registros pedagógicos;
• informações relacionadas ao comportamento e acompanhamento educacional;
• fotografias, vídeos e voz, quando aplicável;
• dados financeiros, contratuais, de cobrança e histórico de pagamentos;
• dados profissionais, funcionais, trabalhistas e ocupacionais;
• dados de candidatos a vagas;
• dados de prestadores, fornecedores e parceiros;
• dados de autenticação, acesso a sistemas e registros técnicos;
• informações geradas pela utilização de portais, aplicativos e plataformas educacionais;
• imagens obtidas por sistemas de segurança e CFTV, quando aplicável;
• dados pessoais sensíveis, especialmente informações relacionadas à saúde, deficiência, necessidades específicas de acompanhamento e desenvolvimento do estudante;
• informações provenientes de profissionais de saúde ou outros profissionais envolvidos no acompanhamento do aluno, quando aplicável;
• dados relacionados a comunicações, atendimentos, reuniões, solicitações e interações com a Escola;
• outros dados necessários ao cumprimento das finalidades educacionais, administrativas, contratuais, legais ou regulatórias aplicáveis.

Nem todas essas categorias são tratadas em relação a todos os titulares. Os dados utilizados dependerão da finalidade, da relação mantida com a Escola e da necessidade de cada operação.

O tratamento observará os princípios da finalidade, adequação, necessidade, transparência, segurança, prevenção e demais princípios previstos na LGPD.

III. PRINCIPAIS CONTEXTOS E FINALIDADES DE TRATAMENTO

Os dados pessoais poderão ser tratados em diferentes contextos relacionados às atividades da Escola.

1. Potenciais alunos e responsáveis

Poderão ser utilizados dados necessários para:

• atendimento de solicitações de informações;
• apresentação da Escola e de seus serviços;
• contatos relacionados ao processo de admissão;
• pré-matrícula;
• agendamento de visitas ou reuniões;
• preparação de procedimentos relacionados à eventual contratação dos serviços educacionais.

2. Alunos e responsáveis

No contexto da relação educacional, os dados poderão ser tratados para:

• matrícula e gestão contratual;
• identificação do aluno e de seus responsáveis;
• execução dos serviços educacionais;
• acompanhamento acadêmico e pedagógico;
• controle de frequência;
• aplicação e registro de avaliações;
• elaboração e conservação do histórico escolar;
• comunicação com pais e responsáveis;
• acompanhamento do desenvolvimento do estudante;
• adoção de medidas de apoio pedagógico;
• gestão de atividades culturais, esportivas, extracurriculares e institucionais;
• faturamento e cobrança;
• cumprimento de obrigações educacionais, legais e regulatórias;
• segurança da comunidade escolar;
• exercício regular de direitos.

3. Saúde, desenvolvimento e necessidades específicas

Quando necessário ao atendimento do aluno, poderão ser tratados dados relacionados a:

• condições de saúde;
• alergias;
• deficiência;
• necessidades específicas de acompanhamento;
• atestados e relatórios;
• informações psicopedagógicas;
• informações fornecidas por profissionais de saúde ou de apoio ao desenvolvimento;
• situações que possam impactar a segurança, aprendizagem ou participação do estudante nas atividades escolares.

Essas informações serão tratadas conforme a finalidade, necessidade e sensibilidade dos dados envolvidos, observando-se as hipóteses legais aplicáveis e o melhor interesse do estudante.

4. Imagem, vídeo e voz

Fotografias, vídeos e registros de voz poderão ser tratados em contextos relacionados a atividades pedagógicas, esportivas, culturais, cívicas, institucionais ou de segurança.

A utilização desses registros para finalidades de divulgação institucional, comunicação externa, publicidade ou outros usos que ultrapassem a finalidade originalmente relacionada à atividade escolar será avaliada de acordo com a finalidade específica, a base legal aplicável e as salvaguardas necessárias, especialmente quando envolver crianças e adolescentes.

5. Colaboradores, candidatos e profissionais vinculados à Escola

Poderão ser tratados dados necessários a:

• recrutamento e seleção;
• contratação;
• gestão funcional;
• folha de pagamento e benefícios;
• cumprimento de obrigações trabalhistas, previdenciárias, fiscais e regulatórias;
• saúde e segurança ocupacional;
• controle de acesso;
• segurança da informação;
• treinamento e desenvolvimento;
• gestão administrativa;
• exercício regular de direitos.

6. Prestadores, fornecedores e parceiros

Poderão ser tratados dados necessários ao cadastro, contratação, execução e gestão da relação contratual, faturamento, comunicação, controle de acessos, segurança, auditoria, cumprimento de obrigações legais e exercício regular de direitos.

7. Visitantes e segurança das instalações

Dados de identificação, registros de acesso e imagens poderão ser tratados para controle de entrada e circulação, proteção de alunos e demais integrantes da comunidade escolar, segurança das instalações, prevenção e apuração de incidentes e exercício regular de direitos.

8. Ambientes digitais e tecnologia educacional

Nos websites, portais, aplicativos, sistemas acadêmicos, plataformas de aprendizagem, ferramentas de comunicação e demais ambientes digitais utilizados pelo COC São João poderão ser tratados:

• dados cadastrais;
• credenciais de acesso;
• registros técnicos e logs;
• atividades acadêmicas;
• conteúdos produzidos ou enviados pelo usuário;
• informações necessárias ao funcionamento, autenticação, segurança e prestação dos serviços.

A adoção e utilização dessas tecnologias observarão critérios relacionados à finalidade, necessidade, segurança, privacidade e proteção da comunidade escolar.

IV. BASES LEGAIS DE TRATAMENTO

O tratamento de dados pessoais observará as hipóteses legais aplicáveis previstas no art. 7º da LGPD, podendo envolver, conforme cada finalidade:

• cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato;
• exercício regular de direitos;
• proteção da vida ou da incolumidade física;
• legítimo interesse, quando aplicável;
• proteção do crédito, quando aplicável;
• consentimento, quando necessário;
• outras hipóteses legalmente previstas.

O tratamento de dados pessoais sensíveis observará as hipóteses específicas previstas no art. 11 da LGPD, podendo envolver:

• cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• exercício regular de direitos;
• proteção da vida ou da incolumidade física;
• tutela da saúde, quando aplicável;
• garantia da prevenção à fraude e à segurança do titular, quando aplicável;
• consentimento específico e destacado, quando esta for a hipótese legal utilizada;
• outras hipóteses previstas na legislação.

O consentimento não constitui base legal universal para os tratamentos realizados pela Escola.

Nas atividades educacionais, administrativas, trabalhistas e contratuais, serão utilizadas as hipóteses legais adequadas à finalidade e à natureza dos dados tratados.

V. PROTEÇÃO DE CRIANÇAS E ADOLESCENTES

O COC São João trata dados pessoais de crianças e adolescentes como parte essencial de sua atividade educacional.

Essas operações serão conduzidas considerando o melhor interesse da criança ou do adolescente, bem como:

• a finalidade do tratamento;
• a necessidade dos dados;
• a natureza e sensibilidade das informações;
• os riscos envolvidos;
• a proteção dos direitos e liberdades do estudante.

Os dados de crianças e adolescentes poderão ser tratados com fundamento nas hipóteses legais aplicáveis previstas na LGPD, conforme a natureza dos dados e a finalidade da operação.

Quando o consentimento for utilizado como hipótese legal para o tratamento de dados de crianças, serão observados os requisitos específicos previstos na legislação, incluindo consentimento específico e em destaque de pelo menos um dos pais ou responsável legal.

Quando necessário, poderão ser adotadas medidas destinadas à confirmação da identidade ou legitimidade do responsável.

O COC São João buscará apresentar informações relacionadas ao tratamento de dados de forma adequada aos responsáveis e, quando pertinente, aos próprios estudantes, considerando sua idade e capacidade de compreensão.

VI. ECA DIGITAL E PROTEÇÃO NO AMBIENTE DIGITAL

A utilização de ambientes digitais por crianças e adolescentes exige cuidados específicos relacionados à sua segurança, privacidade e proteção de dados.

Quando aplicável aos ambientes, produtos ou serviços digitais utilizados ou disponibilizados pela Escola, o COC São João observará as disposições do Estatuto Digital da Criança e do Adolescente (ECA Digital) e sua regulamentação.

A Escola buscará adotar abordagem de prevenção e mitigação de riscos, considerando especialmente:

• melhor interesse de crianças e adolescentes;
• adequação das tecnologias ao público envolvido;
• proteção contra exposição indevida de dados;
• necessidade das informações tratadas;
• segurança das plataformas;
• atuação dos fornecedores;
• transparência;
• compartilhamentos;
• mecanismos de acesso e autenticação;
• riscos associados a novas tecnologias.

A utilização de ferramentas digitais ou tecnologias emergentes deverá considerar sua finalidade educacional, os dados utilizados e os potenciais impactos sobre os estudantes.

VII. PLATAFORMAS EDUCACIONAIS, FORNECEDORES E TERCEIROS

O COC São João poderá utilizar sistemas, aplicativos, plataformas pedagógicas, ferramentas de avaliação, serviços em nuvem e outros recursos fornecidos por terceiros.

Quando esses serviços envolverem tratamento de dados pessoais, a Escola buscará adotar critérios proporcionais ao risco, podendo incluir:

• avaliação da finalidade e necessidade da solução;
• análise das categorias de dados tratadas;
• definição de papéis e responsabilidades;
• requisitos contratuais de privacidade e segurança;
• confidencialidade;
• gestão de incidentes;
• regras sobre retenção e eliminação;
• avaliação de subcontratações;
• análise de eventual transferência internacional;
• acompanhamento da relação quando necessário.

A utilização de terceiros não afasta as responsabilidades legalmente atribuídas à Escola ou aos demais agentes de tratamento envolvidos.

VIII. COMPARTILHAMENTO DE DADOS PESSOAIS

Os dados pessoais poderão ser compartilhados, quando necessário e juridicamente autorizado, com:

• profissionais envolvidos nas atividades educacionais;
• responsáveis legais e financeiros, conforme aplicável;
• sistema de ensino e parceiros educacionais;
• plataformas e ferramentas pedagógicas;
• empresas de avaliação e serviços educacionais;
• prestadores de atividades extracurriculares;
• fornecedores de sistemas, hospedagem, armazenamento e suporte tecnológico;
• fornecedores necessários às atividades administrativas e institucionais;
• profissionais ou serviços relacionados à saúde e segurança do estudante, quando aplicável;
• instituições financeiras e serviços de pagamento;
• órgãos públicos, autoridades e entidades fiscalizadoras;
• instituições de ensino, quando solicitado ou necessário em razão da trajetória educacional do aluno;
• outros destinatários cuja participação seja necessária à finalidade da operação.

O compartilhamento observará a necessidade, a finalidade, a base legal aplicável, a minimização dos dados, as medidas de segurança e as responsabilidades dos agentes envolvidos.

Após o compartilhamento, as responsabilidades dependerão do papel efetivamente desempenhado por cada agente na respectiva operação.

IX. TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL DE DADOS

Em determinadas operações, dados pessoais poderão ser armazenados, processados ou acessados a partir de outros países, especialmente em razão da utilização de serviços em nuvem, plataformas educacionais, sistemas ou fornecedores de tecnologia.

Caso ocorra transferência internacional de dados pessoais, o COC São João observará os requisitos previstos na LGPD e os mecanismos estabelecidos pela regulamentação da ANPD, adotando as medidas aplicáveis de proteção, segurança e transparência.

A contratação dos serviços educacionais não será considerada, por si só, consentimento genérico para transferências internacionais de dados.

X. ARMAZENAMENTO E PRAZO DE CONSERVAÇÃO

Os dados pessoais serão mantidos pelo período necessário ao cumprimento das finalidades que justificaram seu tratamento, considerando, conforme aplicável:

• obrigações legais e regulatórias;
• normas educacionais;
• preservação de documentos e registros escolares;
• obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais;
• requisitos contratuais legítimos;
• prazos prescricionais;
• exercício regular de direitos;
• demais hipóteses legais de conservação.

Os períodos poderão variar conforme a categoria do dado, o titular e a finalidade da operação.

Algumas informações poderão permanecer em cópias de segurança por período compatível com as rotinas de backup e recuperação da instituição, observados os controles de acesso e segurança aplicáveis.

Os dados pessoais poderão ser conservados após o término da finalidade original nas hipóteses autorizadas pela legislação.

A eliminação, anonimização ou outra destinação adequada será realizada quando cabível, observadas as hipóteses legais de conservação e os requisitos regulatórios e técnicos aplicáveis.

XI. DIREITOS DOS TITULARES

O titular poderá exercer, conforme aplicável, os direitos previstos na LGPD, incluindo:

• confirmação da existência de tratamento;
• acesso aos dados pessoais;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade;
• portabilidade dos dados, observada a regulamentação aplicável;
• informação sobre entidades públicas e privadas com as quais houve uso compartilhado;
• informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e suas consequências, quando aplicável;
• revogação do consentimento;
• eliminação dos dados tratados com consentimento, observadas as hipóteses legais de conservação;
• oposição ao tratamento realizado em desconformidade com a LGPD;
• revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado, nos casos previstos na legislação;
• peticionamento perante a Agência Nacional de Proteção de Dados — ANPD;
• demais direitos previstos na legislação aplicável.

No caso de crianças e adolescentes, o exercício dos direitos observará sua condição jurídica, a natureza da solicitação, a atuação dos pais ou responsáveis quando aplicável e o melhor interesse do próprio estudante.

XII. COMO EXERCER SEUS DIREITOS

Os titulares ou seus representantes legalmente constituídos poderão encaminhar solicitações por meio do canal oficial de privacidade disponibilizado pelo COC São João.

Para proteção dos dados envolvidos, a Escola poderá solicitar informações destinadas a confirmar a identidade do titular ou a legitimidade de seu representante, utilizando medidas proporcionais à natureza da solicitação e aos riscos envolvidos.

Eventuais limitações ao atendimento de uma solicitação ocorrerão somente quando houver fundamento legal ou regulatório aplicável e serão justificadas quando cabível.

XIII. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

O COC São João adota medidas técnicas, administrativas e organizacionais compatíveis com a natureza das informações e com os riscos envolvidos, incluindo, entre outras:

• controles de acesso;
• gestão de usuários e permissões;
• autenticação;
• proteção de dispositivos, redes e sistemas;
• backups;
• monitoramento e registros técnicos;
• gestão de vulnerabilidades;
• prevenção e resposta a incidentes;
• gestão de fornecedores;
• conscientização e treinamento.

A Escola mantém estrutura de governança composta pelo:

• Programa de Privacidade e Segurança da Informação (PPSI);
• Sistema de Gestão de Segurança da Informação (SGSI);
• Programa de Governança em Privacidade (PGP).

Essas estruturas são orientadas por gestão de riscos, boas práticas e melhoria contínua.

XIV. INCIDENTES DE SEGURANÇA

O COC São João mantém procedimentos destinados à identificação, avaliação, registro, contenção e tratamento de incidentes de segurança envolvendo dados pessoais.

Quando um incidente puder acarretar risco ou dano relevante aos titulares, serão adotadas as medidas de comunicação e mitigação previstas na legislação e na regulamentação aplicáveis.

XV. CANAL DE PRIVACIDADE E ENCARREGADO

O titular poderá encaminhar solicitações relacionadas à privacidade e proteção de dados por meio dos canais institucionais disponibilizados pela Escola.

Canal de Privacidade: dpo@cocsaojoao.privasec.com.br

Formulário de Solicitações: Clique aqui

Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais: Paliares e Sanchotene Advogados Associados

Pessoa natural responsável pela atuação: Adv. Antônio Sanchotene

XVI. ATUALIZAÇÕES DESTE AVISO

Este Aviso será submetido a revisão periódica anual, sem prejuízo de atualizações extraordinárias sempre que alterações legais, regulatórias, tecnológicas, educacionais, operacionais ou institucionais justificarem sua revisão antecipada.

A versão vigente estará disponível nos ambientes institucionais aplicáveis do COC São João.

Alterações relevantes nas práticas de tratamento poderão ser objeto de comunicação específica aos titulares quando necessário em razão da natureza da alteração ou da legislação aplicável.

Alta Gestão COC São João

Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais